Baza Wiedzy

Aby zagłosować na uchwałę, sprawdź czy:

• Głosowanie jest otwarte i termin oddawania głosów jest aktualny.
• Hasło do konta jest zmienione (na inne niż to nadane przez zarządcę).
• Zarządca przypisał Ci odpowiednie udziały we wspólnocie, jeśli głosy są liczone według wielkości udziałów.

Jeśli to nie rozwiązało problemu, skontaktuj się z zarządcą, by wyjaśnić sytuację.

To zachęta do oddania głosu w uchwale. Głosowanie jest ważne, ponieważ daje Ci możliwość współdecydowania o istotnych sprawach wspólnoty.

Jeśli nie chcesz głosować teraz, kliknij „Zagłosuj później” w prawym górnym rogu ekranu — dostęp do głosowania będzie możliwy w zakładce „Uchwały”. Zachęcamy do zapoznawania się z treściami uchwał i aktywnego udziału w decyzjach wspólnoty.

Tak, zmiana głosu za uchwałą jest możliwa, o ile zarządca udostępnił taką opcję i głosowanie jest nadal aktywne.

Jeśli chcesz zmienić głos, skontaktuj się bezpośrednio z zarządcą. Jako dostawca oprogramowania nie mamy możliwości bezpośredniej ingerencji w Twoje konto w e-kartotece ani w proces głosowania.

Aby uzyskać dane dostępowe do e-kartoteki, skontaktuj się bezpośrednio z zarządcą swojej nieruchomości. To właśnie zarządca zakłada konta dla mieszkańców i udostępnia dane logowania, jeśli korzysta z naszego oprogramowania.

Jako dostawca systemu nie mamy dostępu do kont indywidualnych lokali ani możliwości przekazania danych dostępowych.

Konta Lokali tworzą zarządcy nieruchomości i to od nich zależy, sposób w jaki przypiszą poszczególne lokale do loginów. Istnieją dwie możliwości:

• Jeden login dla wszystkich lokali – Jeśli zarządca udostępnił Ci jeden login obejmujący wszystkie lokale, po zalogowaniu się możesz przełączać się między kartotekami swoich nieruchomości.
• Osobne loginy dla każdego lokalu – Jeśli każdy lokal ma osobny login, konieczne będzie logowanie się na każde konto osobno.

Aby uprościć korzystanie z e-kartoteki, zalecamy utworzenie Konta Mieszkańca. Dzięki temu rozwiązaniu możesz połączyć wszystkie swoje konta lokali, co umożliwia szybki dostęp do kartotek bez ponownego logowania.

Jak utworzyć Konto Mieszkańca:

• W aplikacji mobilnej – Postępuj zgodnie z instrukcjami w panelu logowania i przypisz swoje konta lokali.
• W przeglądarce – zaloguj się na jedno z kont, kliknij ikonę domu z kluczem (w prawym górnym rogu), a następnie wybierz „utwórz Konto Mieszkańca” i postępuj zgodnie z instrukcjami. Jednym z kroków będzie przypisanie kolejnego konta lokalu nadanego przez zarządcę.

Taka sytuacja może wynikać z używania tego samego hasła do obu Kont Lokali lub z przypisania tego samego adresu e-mail do obu kont.

Aby rozwiązać problem:

• Ustaw różne hasła dla każdego konta. Zaloguj się do jednego z kont, zmień hasło, a następnie spróbuj użyć starego hasła, aby uzyskać dostęp do drugiego konta.
• Zaloguj się przy użyciu loginu nadanego przez zarządcę (zamiast adresu e-mail) – pomoże to systemowi rozpoznać, do którego konta chcesz się zalogować.

Aby ułatwić przeglądanie kilku kont e-kartoteki (dla różnych lokali) załóż Konto Mieszkańca. Ułatwi Ci ono dostęp do wielu Kont Lokali bez konieczności przełączania się między nimi. Załóż Konto Mieszkańca:

• W aplikacji mobilnej – skorzystaj z opcji utworzenia Konta Mieszkańca i przypisz do niego oba Konta Lokali.
• W przeglądarce – zaloguj się na jedno z kont, kliknij ikonę domu z kluczem (w prawym górnym rogu), a następnie wybierz „utwórz Konto Mieszkańca” i postępuj zgodnie z instrukcjami. Jednym z kroków będzie przypisanie kolejnego konta lokalu nadanego przez zarządcę.

Konto Mieszkańca pozwoli Ci rozwiązać ten problem i łatwo przeglądać wiele kont w jednym miejscu.

Konto Lokalu zostało utworzone przez zarządcę nieruchomości, w której posiadasz lokal mieszkalny. Tylko zarządca ma uprawnienia do jego usunięcia. Jeśli chcesz zlikwidować swoje konto, skontaktuj się bezpośrednio z zarządcą.

Jako dostawca rozwiązań do obsługi nieruchomości nie mamy możliwości bezpośredniego zarządzania kontami użytkowników.

Istnieją dwa sposoby odzyskania dostępu do konta:

Konto Mieszkańca:

1. Przez aplikację mobilną:

• Otwórz aplikację e-kartoteka.
• Wybierz „Nie pamiętasz hasła? Kliknij tutaj” i wpisz swój adres e-mail.
• Sprawdź pocztę – otrzymasz e-mail z linkiem do resetowania hasła, który jest ważny przez 24 godziny.

2. Przez stronę e-kartoteka:

• Wejdź na www.e-kartoteka.pl i kliknij „Nie pamiętam hasła”.
• Podaj swój e-mail (nie podawaj loginu Konta Lokalu).
• Odbierz e-mail z linkiem do resetowania hasła, aktywnym przez 24 godziny.

Konto Lokalu (zakładane przez zarządcę):

1. Jeśli przypisano e-mail do konta:

• Na www.e-kartoteka.pl kliknij „Nie pamiętam hasła”.
• Wprowadź e-mail i login Konta Lokalu.
• Odbierz e-mail z linkiem do resetu hasła (aktywny przez 24 godziny).

2. Jeśli nie przypisano e-maila do konta:

• Skontaktuj się z zarządcą nieruchomości i podaj login Konta Lokalu.
• Zarządca może przypisać Twój e-mail do konta i wysłać link do resetu hasła.
• Jeśli nie zmieniono hasła – zarządca może nadać Ci całkowicie nowe dane dostępowe.
• Jeśli hasło było zmienione – zarządca przypisze do Twojego Konta Lokalu Twój e-mail i wyśle na niego wiadomość z linkiem do resetowania hasła.

Logowanie jest możliwe bez kodu weryfikacyjnego. Możesz zalogować się na Konto Mieszkańca od razu po utworzeniu, używając loginu i hasła podanego przy rejestracji.

Kod weryfikacyjny służy jedynie do potwierdzenia adresu e-mail i pozwala odzyskać hasło w przyszłości.

Po zalogowaniu się do aplikacji mobilnej, kliknij ikonę w lewym dolnym rogu, aby otworzyć sekcję „Powiązane Konta Lokali.”

Wybierz przycisk „+dodaj,” aby dodać kolejne Konta Lokali, wprowadzając dane dostępowe od zarządcy.

W tym miejscu możesz również później przełączać się między kartotekami.

Istnieją dwa sposoby odzyskania dostępu do konta:

Konto Mieszkańca:

1. Przez aplikację mobilną:

• Otwórz aplikację e-kartoteka.
• Wybierz „Nie pamiętasz hasła? Kliknij tutaj” i wpisz swój adres e-mail.
• Sprawdź pocztę – otrzymasz e-mail z linkiem do resetowania hasła, który jest ważny przez 24 godziny.

2. Przez stronę e-kartoteka:

• Wejdź na www.e-kartoteka.pl i kliknij „Nie pamiętam hasła”.
• Podaj swój e-mail (nie podawaj loginu Konta Lokalu).
• Odbierz e-mail z linkiem do resetowania hasła, aktywnym przez 24 godziny.

Konto Lokalu (zakładane przez zarządcę):

1. Jeśli przypisano e-mail do konta:

• Na www.e-kartoteka.pl kliknij „Nie pamiętam hasła”.
• Wprowadź e-mail i login Konta Lokalu.
• Odbierz e-mail z linkiem do resetu hasła (aktywny przez 24 godziny).

2. Jeśli nie przypisano e-maila do konta:

• Skontaktuj się z zarządcą nieruchomości i podaj login Konta Lokalu.
• Zarządca może przypisać Twój e-mail do konta i wysłać link do resetu hasła.
• Jeśli nie zmieniono hasła – zarządca może nadać Ci całkowicie nowe dane dostępowe.
• Jeśli hasło było zmienione – zarządca przypisze do Twojego Konta Lokalu Twój e-mail i wyśle na niego wiadomość z linkiem do resetowania hasła.

Konto dla członka zarządu wspólnoty zakładane jest przez zarządcę wspólnoty mieszkaniowej.

• Jeśli jesteś mieszkańcem danej nieruchomości i posiadasz już Konto Lokalu to zarządca może podwyższyć uprawnienia Twojego obecnego konta i nie potrzebujesz nowych danych dostępowych.
• Jeżeli jednak zostałeś członkiem zarządu wspólnoty w nieruchomości, w której nie posiadasz lokalu, to zarządca powinien utworzyć dla Ciebie nowe konto z uprawnieniami dla członków zarządu wspólnoty. Otrzymasz od zarządcy nowe dane dostępowe.

Sprawdź datę ostatniej aktualizacji danych, zaznaczoną na zielono przy poszczególnych opcjach.

Być może zarządca jeszcze nie przesłał lub nie zaktualizował informacji.

Jako dostawca systemu nie mamy wpływu na częstotliwość aktualizacji. Jeśli dane wciąż nie będą widoczne po kilku dniach, skontaktuj się z zarządcą.

Kwota może nie być widoczna, w sytuacji kiedy zarządca jeszcze nie przesłał informacji do e-kartoteki.

Sprawdź datę ostatniej aktualizacji danych, która jest wyświetlana na zielono przy nazwie opcji.

Jeśli dane nie są aktualne, skontaktuj się bezpośrednio z zarządcą w celu wyjaśnienia sytuacji. Nie mamy wpływu na częstotliwość aktualizacji danych przez zarządcę.

Przycisk „Zapisz” może być nieaktywny, jeśli podczas zmiany hasła wpisujesz login zamiast adresu e-mail lub nie wypełnisz wszystkich wymaganych pól (adres e-mail, stare hasło, nowe hasło, powtórzenie nowego hasła).

Jak zmienić hasło?

Przez konfigurację – Kliknij „konfiguracja” (prawy górny róg), wybierz „Zmień hasło”, uzupełnij wszystkie wymagane pola i kliknij „Zapisz”. Ważne: podaj prawdziwy, używany przez Ciebie adres e-mail.

Podczas głosowania nad uchwałą – Otwórz uchwałę, wybierz „Zmień hasło, aby zagłosować”, uzupełnij wszystkie wymagane pola i kliknij „Zapisz”. Ważne: podaj prawdziwy, używany przez Ciebie adres e-mail.

Jako dostawca oprogramowania dla zarządców nieruchomości, nie odpowiadamy za zarządzanie nieruchomościami. W przypadku uwag lub sugestii dotyczących funkcjonowania nieruchomości, skontaktuj się bezpośrednio ze swoim zarządcą.

Dane kontaktowe znajdziesz w zakładce „Moja wspólnota” lub „Moja nieruchomość”, jeśli zostały tam udostępnione przez zarządcę. Możesz też skorzystać z opcji „Napisz wiadomość”, o ile jest ona aktywna.

Pamiętaj, że poprzez formularz „Zgłoś sugestię” lub kontaktując się z nami pod adresem kontakt@e-kartoteka.pl, uzyskasz pomoc wyłącznie w sprawach technicznych związanych z działaniem portalu e-kartoteka lub aplikacji mobilnej.

Liczba przy zakładce pokazuje całkowitą liczbę elementów w tej sekcji – nie jest to informacja o nowych dokumentach.

Informację na temat statusu Twojej subskrypcji znajdziesz po przejściu do opcji Najem indywidualny, nad wprowadzonymi umowami. W tym miejscu możesz przejść do zakupu subskrypcji, a następnie wybrać plan – kwartalny, półroczny lub roczny.

Tak, w przypadku przekroczenia terminu płatności o 3 dni system wysyła automatyczne powiadomienie mailowe – do najemcy i do Ciebie.

Zaproszenie jest aktywne przez 7 dni od momentu wysłania. Po tym czasie, jeśli najemca go nie zaakceptuje, będziesz mógł wysłać zaproszenie ponownie. Zrobisz to po wejściu w konkretną umowę – znajdziesz tam listę wysłanych zaproszeń oraz możliwość ponownej wysyłki.

Możesz to sprawdzić wchodząc w konkretną umowę. Znajdziesz tam listę wysłanych zaproszeń oraz ich status. Jeśli najemca nie zaakceptował zaproszenia i straciło ono ważność (po upływie 7 dni od wysłania), będziesz mógł wysłać je ponownie. Wysłanie nowego zaproszenia anuluje wszystkie poprzednie.

Możesz to zrobić po przejściu do konkretnej umowy, klikając Operacje -> Edytuj dane kontaktowe.

Opcja edycji jest dostępna wyłącznie dla aktywnych umów i pod warunkiem, że jest aktywna subskrypcja opcji najmu.

Możesz to zrobić po przejściu do konkretnej umowy, klikając Operacje -> Edytuj umowę. W tym miejscu możesz zmienić m.in. kwotę czynszu.

Opcja edycji jest dostępna wyłącznie dla aktywnych umów i pod warunkiem, że jest aktywna subskrypcja opcji najmu.

Tak, po przejściu do konkretnej umowy możesz ją edytować, klikając przycisk Operacje -> Edytuj umowę. W tym miejscu możesz zmienić kwotę czynszu, numer konta oraz termin płatności.

Opcja edycji jest dostępna wyłącznie dla aktywnych umów i pod warunkiem, że jest aktywna subskrypcja opcji najmu.

Tak. Aby korzystać z opcji najmu, najemca musi posiadać Konto Mieszkańca. Po wprowadzeniu przez Ciebie nowej umowy, do najemcy zostanie wysłany mail z zaproszeniem do utworzenia Konta Mieszkańca. Po kliknięciu w link z zaproszenia najemca może utworzyć nowe konto lub zalogować się na już istniejące, jeśli je posiada. Wybrane konto zostanie powiązane z umową najmu.

Nie, nie wspieramy mieszkańców w poszukiwaniu potencjalnych najemców. Podpowiadamy jednak, jak korzystając z pomocy naszego partnera, firmy simpl.rent, zmniejszyć poziom ryzyka podczas realizowania wynajmu.

Nie ma takiego limitu. Wprowadzając nową umowę najmu określasz jedynie datę jej rozpoczęcia. W przypadku zakończenia umowy należy przenieść ją do archiwum (Operacje -> Archiwizuj).

Konieczne jest jednak posiadanie aktywnej subskrypcji opcji najmu po zakończeniu darmowego (półrocznego) okresu.  Informację na temat statusu Twojej subskrypcji znajdziesz po przejściu do opcji Najem indywidualny, nad wprowadzonymi umowami. W tym miejscu możesz przejść do zakupu subskrypcji, a następnie wybrać plan – kwartalny, półroczny lub roczny.

Takie informacje możesz podać podczas tworzenia umowy (w kreatorze) lub edytując istniejącą umowę (wybierając opcję Operacje -> Edytuj dane kontaktowe z poziomu konkretnej umowy).

Po dokonaniu przez najemcę płatności przez e-kartotekę, jej status automatycznie się zmieni. W przypadku płatności poza e-kartoteką powinieneś ręcznie zmienić status płatności.

Opcja najmu nie jest dostępna z poziomu Konta Lokalu. Aby z niej korzystać utwórz Konto Mieszkańca lub zaloguj się na nie, jeśli już je posiadasz.

Opcja najmu jest darmowa przez pierwsze 6 miesięcy. Wprowadzając pierwszą umowę rozpoczynasz korzystanie z darmowego okresu. Po tym czasie konieczne będzie wykupienie subskrypcji.

Aby skorzystać z opcji najmu musisz zalogować się na Konto Mieszkańca, a następnie przejść do zakładki Najem. Zostaniesz przeniesiony do kreatora tworzenia nowej umowy.

W tym miejscu postępuj zgodnie z kolejnymi krokami kreatora:

1. Doprecyzuj, co wynajmujesz. Wybierz lokal z listy lokali lub ręcznie podaj dowolny lokal albo obiekt (podaj jego nazwę oraz miasto, w którym się znajduje).

2. Wprowadź informacje o najemcy. Podaj jego nazwę (najlepiej imię i nazwisko) oraz adres mailowy, na który zostanie wysłany mail z zaproszeniem do utworzenia konta w e-kartotece. Opcjonalnie możesz też podać numer telefonu. Podgląd treści maila możesz sprawdzić, klikając w Wyświetl e-mail. Zostanie on wysłany po przejściu wszystkich kroków kreatora.

3. Uzupełnij szczegółowe informacje, dotyczące wynajmującego oraz umowy. Podaj Twoje dane (wynajmującego), takie jak nazwa (imię i nazwisko) oraz numer konta, na który najemca będzie mógł dokonywać wpłat. Numer konta nie będzie dla niego widoczny, jednak umożliwi mu dokonanie płatności bezpośrednio z portalu. Uzupełnij również dane kontaktowe do siebie oraz wprowadź szczegóły umowy: miesiąc rozpoczęcia naliczania czynszu, kwotę czynszu oraz termin płatności.

4. Uzupełnij dodatkowe dane kontaktowe, które powinien znać najemca (np. do konserwatora).

5. Potwierdź wprowadzone dane. Po sprawdzeniu ich poprawności oraz zaakceptowaniu, do najemcy zostanie wysłany mail z zaproszeniem do utworzenia konta w e-kartotece. Zamieszczony w nim link jest aktywny przez 7 dni. Jeśli w tym czasie najemca nie zaakceptuje zaproszenia, konieczne będzie wysłanie go ponownie.

Opcje dostępne w e-kartotece zależą od decyzji zarządcy Twojej nieruchomości.

Jeżeli widzisz nieaktywną opcję, która byłaby przydatna daj znać zarządcy przez aplikację. Wybierz nieaktywną funkcję i zgłoś potrzebę do zarządcy.

Dzięki temu zarządca może rozważyć jej aktywację.

W e-kartotece dostępnych jest wiele funkcji, ale to zarządca decyduje, które z nich są aktywne dla mieszkańców.

Jeśli potrzebujesz więcej opcji, możesz to zgłosić bezpośrednio do zarządcy przez aplikację mobilną, wybierając nieaktywną funkcję i zgłaszając potrzebę do zarządcy.

To ułatwi zarządcy decyzję o zmianie konfiguracji.

Dane karty przechowuje firma Autopay SA. Dane są zabezpieczone – w e-kartotece wyświetlane są tylko cztery ostatnie cyfry karty oraz jej data ważności.

Wysokość prowizji zależy od wybranej metody płatności:

• Przelew online – prowizja wynosi 1,99 zł.
• Płatność kartą – 0,55% kwoty transakcji,.

Prowizje są ustalane przez operatora płatności i firmę Visa. Nie mamy wpływu na wysokość prowizji.

Nie posiadamy informacji o kodach MCC transakcji realizowanych przez Autopay SA. W celu uzyskania kodu skontaktuj się bezpośrednio z Autopay lub swoim bankiem, który zazwyczaj dysponuje tymi informacjami i jest w stanie ich udzielić.

Tak, aby sprawdzić status płatności dokonanej przez e-kartotekę, zaloguj się na swoje konto.

W przeglądarce przejdź do Rozrachunki -> Lista płatności, a w aplikacji mobilnej do Płatności -> Lista płatności.

Płatności mogą mieć takie statusy:

• Błędna: Wystąpił błąd i transakcja nie została zrealizowana, spróbuj ponownie.
• Poprawna: Płatność przyjęta – pieniądze trafiły do zarządcy, ale zarządca jeszcze nie przesłał informacji o ich zaksięgowaniu.
• Zaksięgowana: Płatność przyjęta i zaktualizowana w e-kartotece.

Płatności obsługuje firma Autopay SA.

Nie. Posiadając Konta Lokali od różnych zarządców przed dokonaniem płatności musisz wybrać konkretny lokal, za który chcesz zapłacić.

Tak. Jeśli dokonasz płatności bezpośrednio przez e-kartotekę, system automatycznie rozdzieli wpłaconą kwotę i zaksięguje ją na odpowiednich kontach bankowych.

Fakturę za prowizję wystawia firma Autopay SA, która obsługuje płatności online w e-kartotece. Szczegółowe informacje znajdziesz w artykule Autopay.

Obecnie płatności w e-kartotece można realizować do kwoty 10 000 zł dla płatności realizowanych przelewem bankowym/BLIKiem lub 4 700 zł dla płatności kartami płatniczymi.

W przypadku wyższych kwot należy wykonać przelew tradycyjny przez bank lub aplikację bankową. Numer rachunku znajdziesz w zakładce „Wykaz opłat miesięcznych”.

Wystarczy, że wykonasz płatność kartą płatniczą i zaznaczysz opcję „Zapłać kartą i zapamiętaj do przyszłych płatności”. Po tej operacji karta zostanie zapamiętana na koncie i umożliwi płatności za pomocą jednego kliknięcia z poziomu Konta Mieszkańca.

Jeśli chcesz całkowicie zautomatyzować płatności, przejdź do profilu:

• w aplikacji mobilnej: ikona osoby, w prawym dolnym rogu,
• w przeglądarce: przycisk „konfiguracja” dostępny w prawym, górnym rogu.

Wejdź w listę zapamiętanych kart płatniczych i podaj dodatkowe informacje, które umożliwią automatyczne płatności.

Częstotliwość księgowania zależy od zarządcy nieruchomości. Większość zarządców księguje płatności co najmniej raz w tygodniu. Warto zwrócić uwagę na daty aktualizowania danych w e-kartotece.

Datę ostatniej aktualizacji danych możesz sprawdzić widoczną na zielono przy nazwie opcji. Jeśli uważasz że aktualizacje nie są wykonywane wystarczająco często, skontaktuj się bezpośrednio z zarządcą.

Numer rachunku bankowego widoczny jest w zakładce „Wykaz opłat miesięcznych” (dla indywidualnych numerów kont bankowych) lub w „Moja wspólnota” (dla ogólnych numerów kont do wpłat).

Jeśli nie możesz go znaleźć w tych zakładkach, skontaktuj się z zarządcą.

W takiej sytuacji możliwe jest, że dane w portalu nie zostały jeszcze zaktualizowane. Aktualizacja danych zależy od zarządcy nieruchomości. Jako dostawca oprogramowania nie mamy wpływu na jej częstotliwość.

Jeśli zaległość nadal widnieje po pewnym czasie, skontaktuj się bezpośrednio z zarządcą.

Jeśli wystąpił błąd podczas płatności, opcja „Zapłać” może zostać tymczasowo zablokowana. To zabezpieczenie firmy Autopay, aby zapobiec dublowaniu płatności.

Blokada zostanie automatycznie zdjęta po kilku godzinach i wtedy będzie można ponowić próbę zapłaty.

Aby skorzystać z opcji „Zapłać” na swoim koncie, upewnij się, że:

• Masz ujemne saldo, a zaległość nie przekracza 10 000 zł.
• Zarządca nadał Ci indywidualny numer rachunku do wpłat.
• Wszystkie wcześniejsze płatności przez e-kartotekę zostały już zaksięgowane.

Datę ostatniej aktualizacji sprawdzisz przy nazwie opcji, a status płatności jest widoczny w zakładce „Rozrachunki -> Płatności online”.